1. Ponudnik in uporaba pogojev
Ponudnik in upravljavec portala IščiDelo je HRM rešitve, družba za kadrovsko svetovanje in izobraževanje, d.o.o., Ulica Mire Pregljeve 4, 1270 Litija, Slovenija. Matična številka: 6678467000. Identifikacijska številka za DDV: SI28869109; družba je zavezanka za DDV. Kontakt: suzana@hrm-resitve.si, +386 40 790 911.
Ti pogoji urejajo uporabo portala pri opravljanju poslovne ali poklicne dejavnosti. »Podjetje« je delodajalec oziroma poslovni naročnik, »uporabnik« pa njegova pooblaščena fizična oseba. Za osebni račun iskalca veljajo pogoji za iskalce zaposlitve. Obdelavo podatkov opisuje politika zasebnosti in piškotkov.
Individualno pisno dogovorjeno naročilo ima prednost glede obsega, cene in trajanja konkretne storitve. Za obdelavo podatkov po navodilih podjetja se uporablja tudi priloga o obdelavi osebnih podatkov; pri nasprotju glede take obdelave ima prednost priloga. Obveznih zakonskih pravic ne izključujemo. Potrošniškega razmerja ni mogoče izključiti zgolj s poimenovanjem računa »podjetje«.
2. Račun podjetja in pooblastila
Račun odpre oseba, ki sme zastopati podjetje ali ima njegovo pooblastilo. Navede pravilne podatke podjetja, kontakt in podatke za račun ter potrdi e-pošto. Podjetje skrbi za ažurnost podatkov in dejanja svojih pooblaščenih uporabnikov v okviru dodeljenih dostopov. Ustvaritev računa sama po sebi ni naročilo plačljivega paketa.
Sodelavcem dodelite lastne dostope in samo potrebne pravice. Skupna uporaba gesel ni dovoljena. Ob prenehanju sodelovanja odvzemite dostop. Sum prevzema računa nemudoma sporočite podpori. HRM lahko za preverjanje pooblastila zahteva sorazmerno dokazilo. Dostop do obračunavanja in nakupov naj imajo samo za to pooblaščene osebe.
Agencija ali drug zastopnik, ki objavlja za naročnika, mora imeti ustrezno pooblastilo in HRM zagotoviti podatke dejanskega naročnika ter zahtevano izjavo za oglas. Kandidatu mora biti jasno, kdo sprejema prijavo in za kakšen namen. Podatkov ni dovoljeno posredovati drugim naročnikom agencije brez ustrezne pravne podlage in obvestila kandidatu.
3. Sklenitev naročila, cena in plačilo
Pred oddajo naročila
Naročanje poteka v slovenskem jeziku. Izberete podjetje in storitev, preverite podatke za račun ter povzetek naročila, izberete razpoložljiv način plačila in potrdite naročilo z jasno označeno obveznostjo plačila. Pred zadnjo potrditvijo lahko popravite podatke ali se vrnete na izbiro. Če popravek ni mogoč, naročila ne potrdite in se obrnite na podporo.
Povzetek mora navesti paket, količine, vključene storitve, začetek in trajanje, ceno v EUR, DDV, končni znesek, dodatne stroške ter morebitno ponavljanje in pogoje odpovedi. Če ti podatki manjkajo ali si nasprotujejo, pred naročilom zahtevajte pojasnilo. Cenik sam po sebi ni dokaz nakupa.
Kdaj je naročilo sklenjeno
Z oddajo pošljete naročilo HRM. Samodejno potrdilo o prejemu potrjuje samo prejem, ne plačila ali sprejema naročila. Posamezno plačljivo naročilo je sklenjeno, ko HRM potrdi njegov sprejem; pri samodejni izvedbi šteje kot potrditev sprejema potrditev uspešne aktivacije plačanega paketa. Individualna pisna ponudba lahko trenutek sklenitve določi drugače.
Če plačilo ni uspešno ali ostane v obdelavi, paket ni potrjen kot plačan. Če po prejeti bremenitvi storitev ni aktivirana, obvestite podporo; ponovnega nakupa ne izvajajte samo zaradi zakasnitve prikaza. Kadar HRM plačanega naročila ne sprejme ali ga ne more izvesti, plačilo vrne, razen če se dogovorite za drugo rešitev.
Dokumenti in dostop
Potrditev naročila mora vsebovati dogovorjeni obseg in ceno. Stanje naročil ter razpoložljive račune preverite v »Računi in plačila«; manjkajočo kopijo naročila ali različice pogojev zahtevajte pri podpori. Pogoje lahko shranite ali natisnete. Dokazila o naročilu in sprejemu se hranijo za izvedbo pogodbe ter zakonske obveznosti po politiki zasebnosti.
Pri predračunu veljajo sklic, račun in rok konkretnega predračuna. Ne uporabljajte bančnih podatkov iz nepreverjenega sporočila. Napako ali dvojno bremenitev prijavite s številko naročila, brez številke kartice, kode CVC ali gesel.
4. Paketi, krediti, iztek in odpoved
Paket velja za podjetje, za katero je naročen. Obseg in trajanje določa potrjeno naročilo. Kredit je pravica do določene storitve, ne denarno dobroimetje ali prenosljivo plačilno sredstvo. Objava oglasa in odklep kandidata sta različni dejanji; portal pred izvedbo prikaže potrebno pravico oziroma porabo.
Odstranitev že objavljenega oglasa ali neodzivnost kandidata sama po sebi ne pomenita neizvedene storitve ali avtomatskega vračila kredita. Napaka, podvojena poraba ali nedostavljeni dovoljeni podatki so razlog za preverjanje in morebitni popravek.
Trajanje in neporabljene pravice
Časovno omejena pravica do objavljanja preneha ob izteku obdobja; po tem ne omogoča novih objav. Rok prikazovanja že objavljenega oglasa je ločen od trajanja paketa in mora biti določen pri objavi oziroma v naročilu. Iztek paketa ne pomeni izbrisa vseh prijav kandidatov.
TOP-kadrov krediti v sedanjem modelu nimajo časovnega izteka; iztek obdobja paketa jih sam po sebi ne izniči. Njihova uporaba še vedno zahteva upravičen račun in razpoložljiv profil kandidata. Za druge pravice velja izrecno navedena veljavnost v naročilu. Pri trajnem zaprtju podjetniškega računa je treba predhodno urediti neporabljene pravice; zaprtje ni njihovo avtomatsko denarno izplačilo in ne izključuje zahtevkov zaradi neizpolnitve.
Naročnine
Enkratni paket se ne podaljša samodejno. Naročnina se ponavlja le, če so pred potrditvijo izrecno navedeni obračunsko obdobje, cena obnove, datum naslednje bremenitve in način odpovedi. Odpoved prihodnjega podaljšanja uredite v upravljanju naročnine, če je omogočeno, ali s pisnim zahtevkom podpori pred datumom obnove. Če portal določa zgodnejši rok, mora biti ta izrecno dogovorjen pred nakupom.
Pri odpovedi prihodnje obnove ostanejo že plačane pravice praviloma na voljo do konca potrjenega obdobja; potrdilo o odpovedi navede datum prenehanja in preprečene nadaljnje bremenitve. Odpoved sama po sebi ni zahtevek za takojšnje sorazmerno vračilo, ne omejuje pa pravic zaradi napake ali neizpolnitve. Če potrdila ne prejmete, preverite pri podpori. Izbris osebnega računa uporabnika ni nadomestilo za odpoved naročnine podjetja.
Sprememba cenika ne spreminja že potrjenega enkratnega naročila. Spremembo cene prihodnje obnove mora HRM sporočiti pred obnovo tako, da jo podjetje lahko zavrne z odpovedjo pred bremenitvijo.
5. Posebne in promocijske ponudbe
HRM lahko ponudi brezplačna preizkusna obdobja, partnerske ugodnosti, popuste ali druge posebne ponudbe. Upravičence, vključeni paket in storitve, količine oziroma kredite, morebitno ceno, rok za aktivacijo ter začetek in trajanje ugodnosti določa posamezna ponudba. Ti podatki morajo biti jasno predstavljeni pred aktivacijo, na strani ponudbe, v povabilu ali v pisnem dogovoru, ob uspešnem koriščenju pa potrjeni. Trajanje in obseg ene ponudbe ne veljata samodejno za druge ponudbe.
Za koriščenje je lahko potrebna povabilna koda, članstvo v partnerski organizaciji ali izpolnjevanje drugih vnaprej navedenih pogojev. Podjetje mora navesti pravilne podatke in izpolnjevati pogoje konkretne ponudbe. Morebitna omejitev na enkratno koriščenje za podjetje oziroma davčno številko mora biti navedena pri ponudbi; z dodatnimi računi je ni dovoljeno obiti. Kodo je dovoljeno deliti in uporabljati le v obsegu, ki ga dopušča ponudba. Ob utemeljenem sumu zlorabe lahko HRM zahteva sorazmerno pojasnilo in ukrepa po 10. poglavju.
Ob izteku ugodnosti prenehajo le pravice, ki so bile dogovorjene kot časovno omejene. Za neporabljene kredite in že objavljene oglase veljajo pravila iz 4. poglavja ter izrecno dogovorjeni pogoji konkretne ponudbe. Aktivacija brezplačne ugodnosti sama po sebi ne ustvari plačljive naročnine in ne povzroči avtomatske bremenitve po izteku. Za plačljivo nadaljevanje podjetje posebej potrdi naročilo z jasno navedeno ceno in pogoji.
Če ni izrecno dogovorjeno drugače, posebna ponudba ne prekliče, ne ustavi in ne povrne samodejno obstoječe plačljive naročnine. Podjetje z aktivno naročnino naj pred koriščenjem preveri vpliv ponudbe na nadaljnje obračunavanje. Združevanje ugodnosti in ponovna uporaba sta mogoča le, če to dopuščajo pogoji ponudbe. Brezplačne ugodnosti ni mogoče zahtevati v denarju. Poznejša sprememba ali umik ponudbe ne posega za nazaj v že potrjene pravice upravičenega podjetja.
6. Vsebina, objava in pravice na oglasih
Podjetje odgovarja za resničnost opisa dela, lokacije, vrste sodelovanja, pogojev, plačila, rokov in kontaktov. Oglas mora opisovati resnično priložnost in biti skladen s predpisi o zaposlovanju ter prepovedjo diskriminacije. Prepovedani so lažni oglasi, prikrito zbiranje podatkov, zavajajoče obljube, nezakonite zahteve kandidatov, zlonamerne povezave in vsebine, ki posegajo v pravice drugih.
Podatki naročnika in dovoljena dejavnost
Ob naročilu oglasa naročnik zagotovi podatke in izjavo po 6. členu ZPDZC-1: firmo in sedež ter ime in priimek odgovorne osebe oziroma, kadar je naročnik posameznik, njegovo ime, priimek in stalno prebivališče. Izjaviti mora tudi, da je dejavnost, na katero se nanaša oglas, določena v ustanovitvenem aktu oziroma vpisana v register. HRM oglasa brez zakonsko zahtevane izjave ne sme objaviti. Zahtevane podatke na zakonito zahtevo posreduje pristojnemu nadzornemu organu; to ne pomeni njihove splošne javne objave.
Jezik, pogoji in rok prijave
Oglas mora imeti slovensko besedilo v obsegu, ki ga zahteva ZJRS; dodana je lahko tudi tujejezična različica. Pri javni objavi zaposlitve po ZDR-1 mora navesti pogoje za opravljanje dela in rok prijave, ki ne sme biti krajši od treh delovnih dni. Podjetje upošteva tudi morebitne posebne obveznosti objave pri Zavodu RS za zaposlovanje; objava na IščiDelo jih sama po sebi ne nadomesti.
Pogoji izbora morajo biti povezani z delom in zakoniti. Prepovedana je diskriminacija zaradi spola, starosti, invalidnosti, narodnosti, vere ali drugih varovanih osebnih okoliščin; različno obravnavanje je dopustno samo pod zakonskimi pogoji. Od kandidata ni dovoljeno zahtevati podatkov o nosečnosti, načrtovanju družine ali drugih okoliščinah, ki niso neposredno povezane z delovnim razmerjem.
Kategorija »praksa«, »delo za upokojence« ali »delo za tujce« ne nadomesti zakonite podlage za delo, pogodbe, zavarovanja ali potrebnega dovoljenja. Podjetje odgovarja za izbiro ustrezne oblike sodelovanja; civilnopravne pogodbe ne sme uporabljati v nasprotju s predpisi, kadar so podani elementi delovnega razmerja. Objava oglasa ni študentska napotnica ali dovoljenje za delo oziroma prebivanje.
Gradiva in zaključek izbora
Podjetje mora imeti dovoljenja za uporabljena besedila, fotografije, logotipe in druge vsebine. HRM dobi neizključno dovoljenje za gostovanje, prikaz in nujno tehnično prilagoditev v okviru naročene storitve, ne lastništva vsebin. Dodatna promocijska uporaba se določi z naročilom kampanje. Po prenehanju prikazovanja lahko ostanejo omejene kopije za dokazila in varnost skladno s politiko hrambe.
Oglas posodobite, ustavite ali arhivirajte, ko delovno mesto ni več odprto. Potek oglasa ni potrditev, da je izbor končan ali da so vsi kandidati prejeli odgovor. Za izvedbo izbora in obvestila kandidatom odgovarja podjetje. Pri izboru za zaposlitev po ZDR-1 mora neizbrane kandidate pisno obvestiti v osmih dneh po zaključenem postopku izbire ter jim na zahtevo vrniti predložena dokazila. Sprememba statusa v portalu sama po sebi še ne dokazuje izpolnitve te obveznosti. Postopek omejitve spornih vsebin je opisan v 10. poglavju.
7. Prijave, TOP kadri in podatki kandidatov
Prijave in odklenjene kontakte smete uporabljati samo za zakonit zaposlitveni oziroma izrecno dogovorjeni kadrovski namen. Prepovedani so preprodaja baze, množično avtomatizirano kopiranje, deljenje z neupravičenimi osebami, nepovezano oglaševanje in zbiranje občutljivih podatkov brez ustrezne podlage. Nakup odklepa ni kandidatova privolitev v poljubno obdelavo.
Za svoj zaposlitveni izbor je podjetje samostojen upravljavec: določi pravno podlago, kandidate ustrezno obvesti, omeji dostop in hrambo ter obravnava njihove zahteve. To velja tudi za podatke, prenesene v njegove sisteme. Pri pridobitvi podatkov iz TOP kadrov preveri tudi obveznosti obveščanja, kadar jih ni pridobilo neposredno od kandidata. Interni komentarji morajo biti stvarni, povezani z delom in brez nepotrebnih občutljivih zapisov.
HRM je samostojen upravljavec za račune, varnost in lastne storitve portala. Kadar podatke prijav, interne komentarje in statuse hrani ali ureja izključno po navodilih podjetja, nastopa kot obdelovalec. Te obdelave ureja priloga o obdelavi osebnih podatkov. Splošna navedba zasebnosti ne nadomesti sklenitve te priloge.
TOP kadri je program predstavitve kandidatov, ne jamstvo njihove usposobljenosti, razpoložljivosti ali odziva. Odklep omogoči prikaz dovoljenih podatkov, ne rezervacije kandidata. Kvizi so pripomoček za pogovor in samorefleksijo, ne diagnoza ali samostojna podlaga za izbor. Podjetje ne sme uporabiti rezultata kot edinega avtomatiziranega razloga za odločitev s pravnim ali podobno pomembnim učinkom brez izpolnjenih zakonskih pogojev in varoval.
8. Izpostavitve in promocijske kampanje
Pri izpostavitvi oglasa ali namenski kampanji velja potrjeno naročilo. V njem se določijo kanali, trajanje, vrsta in število kreativ, obseg popravkov, kdo zagotovi gradiva, ali je oglasni proračun vključen v ceno ter začetek izvedbe. Izrazi »Premium«, »izpostavljeno« ali »največji paket« sami po sebi ne vključujejo vseh dodatnih marketinških storitev.
Podjetje pravočasno zagotovi gradiva in odobritve. Ob zamudi HRM sporoči vpliv na izvedbo in predlaga nov termin; molk podjetja sam po sebi ni odobritev dodatnih stroškov ali objave nepotrjene kreative. Spremembe obsega, dodatni stroški in odpoved še neizvedene kampanje se uredijo pisno. Če dogovorjeni kanal storitve ne omogoči, se dogovorita za nadomestno izvedbo ali ureditev neizvedenega dela.
Objava ali promocija ni jamstvo določenega števila prijav, zaposlitve ali poslovnega rezultata, razen če je to izrecno dogovorjeno. Poročani ogledi in odzivi so meritve po uporabljeni metodologiji, ne jamstvo kakovosti kandidatov. Plačana izpostavitev mora biti prepoznavna kot taka.
9. Napake, reklamacije in vračila
Napako ali reklamacijo prijavite na suzana@hrm-resitve.si. Navedite podjetje, številko naročila ali povezavo do oglasa, čas dogodka, opis in želeno rešitev. Ne pošiljajte gesel, kartičnih podatkov ali nepotrebnih CV-jev. Pravočasna prijava pomaga ohraniti dokaze; ta kontaktni postopek ne krajša zakonskih rokov.
HRM potrdi prejem zahtevka, po potrebi zaprosi za dopolnitev ter sporoči ugotovitev in predlagano rešitev. Če preverjanje traja dlje, pojasni razlog in pričakovani nadaljnji korak. Za uspešno izvedbo šteje dejansko zagotovljena naročena storitev, ne zgolj evidentirano plačilo.
Glede na napako pridejo v poštev odprava, ponovna izvedba, popravek kreditov oziroma pravic, podaljšanje prizadetega obdobja, znižanje cene ali vračilo za neizvedeni del. Ustrezna rešitev se določi po naročilu, dejanski izvedbi in veljavnem pravu. Odobreno denarno vračilo se praviloma izvede po prvotnem plačilnem kanalu, razen če je dogovorjeno drugače.
Ti pogoji ne določajo splošnega pravila »vračil ni«. Odsotnost prijav ali kandidatov odziv sama po sebi nista napaka, če je bila dogovorjena storitev ustrezno izvedena in rezultat ni bil zagotovljen. Za poslovna naročila ne nastane avtomatska potrošniška pravica do 14-dnevnega odstopa zgolj zato, ker so sklenjena prek spleta.
10. Omejitve, prijava vsebin in prenehanje
Razpoložljivost
Portal vzdržujemo in odpravljamo napake, vendar brez posebnega dogovora ne zagotavljamo neprekinjenega delovanja ali določene ravni storitve. Pri vzdrževanju, incidentu ali izpadu so mogoče začasne omejitve. Ob bistveni neizvedbi plačljive storitve ostanejo na voljo zakonska in pogodbena pravna sredstva iz 9. poglavja.
Kontaktna točka in prijava sporne vsebine
Enotna elektronska kontaktna točka za uporabnike in pristojne organe glede digitalnih storitev je suzana@hrm-resitve.si. Komunikacija je mogoča v slovenščini ali angleščini in ni omejena na avtomatizirane obrazce. Za prijavo nezakonite vsebine ne potrebujete računa ali plačljivega paketa.
Sum nezakonitega oglasa ali druge vsebine sporočite na suzana@hrm-resitve.si z zadevo »Prijava vsebine IščiDelo«. Navedite točen URL oziroma identifikator, razloge za domnevno nezakonitost, relevantna dokazila, ime in e-pošto za odgovor ter izjavo, da prijavo podajate v dobri veri in so podatki po vašem vedenju točni. Kjer zakon dopušča izjemo od identifikacije prijavitelja, jo upoštevamo. Ne prilagajte nepotrebnih osebnih podatkov tretjih oseb.
Če prijavitelj navede elektronski kontakt, HRM brez nepotrebnega odlašanja potrdi prejem ter ga obvesti o odločitvi in možnostih pravnega varstva. Prijave obravnava pravočasno, skrbno, objektivno in nearbitrarno; po potrebi zahteva dopolnitev. Presoja temelji na prijavi, dostopni vsebini, relevantnih dokazilih in teh pogojih. Pri omejitvi presodi vsebino, resnost in ponavljanje kršitve, tveganje za kandidate ter možnost milejšega ukrepa. Možni so zahteva za popravek, omejitev prikaza, odstranitev vsebine ali začasna oziroma trajna omejitev računa. Plačan status oglasa ga ne izvzame iz pravil.
Obrazložitev in ponovni pregled
Prizadeto podjetje ob ukrepu prejme jasno obrazložitev: prizadeto vsebino oziroma pravico, obseg in predvideno trajanje ukrepa, relevantna dejstva, pogodbeno ali zakonsko podlago ter možnosti izpodbijanja. Če so pri odločitvi uporabljena avtomatizirana sredstva, se to ustrezno pojasni. Razkritje podatkov prijavitelja ni samodejno. Pri zakonskih izjemah se upoštevajo dopustne omejitve obveščanja.
Za ponovni pregled podjetje odgovori na obvestilo ali piše podpori, navede ukrep in razloge nestrinjanja. Ponovni pregled je brezplačen in ga opravi pooblaščena oseba, ne zgolj avtomatiziran sistem. HRM sporoči obrazložen izid. To ne nadomesti drugih pravnih sredstev ali zakonsko predpisanega pritožbenega postopka, kjer se ta uporablja. Nujni varnostni ukrep je lahko izveden brez predhodnega opozorila; ne pomeni avtomatske izgube vseh plačanih pravic brez presoje konkretnega primera.
Če menite, da HRM krši obveznosti po aktu o digitalnih storitvah, se lahko obrnete na AKOS, slovenskega koordinatorja digitalnih storitev. Pisanje podpori ni pogoj za prijavo pristojnemu organu ali sodno varstvo in ne ustavlja zakonskih rokov.
Prenehanje in podatki
Ob zaprtju računa je treba ločeno urediti naročnine, aktivna naročila, neporabljene pravice in pooblastila sodelavcev. Podjetje pred zaprtjem uredi zakonit prevzem potrebnih podatkov kandidatov ali naroči njihov izbris. HRM in podjetje uredita vračilo oziroma izbris po prilogi o obdelavi; hramba zakonskih listin in omejenih dokazil ostane ločena. Izbris osebnega uporabnika ne pomeni nujno izbrisa podjetja ali podatkov drugih uporabnikov.
HRM ni stranka pogodbe o zaposlitvi med kandidatom in podjetjem. Ne izključujemo odgovornosti, ki je po prisilnih predpisih ni mogoče izključiti, zlasti za naklep ali hudo malomarnost.
11. Različice pogojev, spremembe in spori
Za naročilo velja različica pogojev, sprejeta ob sklenitvi. HRM hrani dokazilo o različici in sprejemu; podjetje lahko zahteva kopijo. Različica je objavljena 14. septembra 2026 in se uporablja pri novih sprejemih pogojev. Objava ne pomeni ponovnega sprejema v imenu obstoječih uporabnikov.
Bistvene spremembe trajajočega razmerja HRM sporoči vnaprej z vsebino spremembe in datumom učinkovanja. Pri spremembah, ki posegajo v dogovorjene plačljive pravice, pojasni možnost zavrnitve in prenehanja pred učinkovanjem ter ravnanje z že plačanim neizvedenim delom. Nujne zakonske in varnostne spremembe so mogoče v dopustnem obsegu. Objava na strani sama po sebi ne spremeni že sklenjenega naročila za nazaj.
Za razmerje se uporablja pravo Republike Slovenije ob upoštevanju prisilnih pravil, ki jih ni dopustno izključiti. Spor najprej poskusimo rešiti prek pisnega zahtevka podpori. Če dogovor ni mogoč, odloča stvarno in krajevno pristojno sodišče po veljavnih pravilih. Pisanje podpori ni pogoj za uveljavljanje sodnega varstva in ne ustavlja zakonskih rokov.
Priloga: Obdelava osebnih podatkov
Pogodbena pravila za obdelave, pri katerih HRM hrani in upravlja podatke kandidatov po navodilih delodajalca. Priloga zavezuje stranki, ko jo veljavno skleneta; sama objava ni dokaz njene sklenitve.
1. Stranki in razmerje do pogojev
Ponudnik in upravljavec portala IščiDelo je HRM rešitve, družba za kadrovsko svetovanje in izobraževanje, d.o.o., Ulica Mire Pregljeve 4, 1270 Litija, Slovenija. Matična številka: 6678467000. Identifikacijska številka za DDV: SI28869109; družba je zavezanka za DDV. Kontakt: suzana@hrm-resitve.si, +386 40 790 911.
Za obdelave iz te priloge je upravljavec podjetje, identificirano v naročilu, HRM pa obdelovalec. Priloga je sestavni del sprejetega naročila in pogojev za delodajalce, ko jo stranki veljavno skleneta. Pri nasprotju glede pogodbene obdelave ima prednost ta priloga.
Priloga ne zajema obdelav, za katere HRM sam določa namene in bistvena sredstva, na primer lastnih uporabniških računov, varnosti portala, obračunavanja ali upravljanja programa TOP kadri. Te so pojasnjene v politiki zasebnosti. Vloge izhajajo iz dejanske obdelave, ne samo poimenovanja.
2. Predmet, namen, podatki in trajanje
Predmet je tehnična obdelava prijav in zaposlitvene dokumentacije v računu podjetja: sprejem, shranjevanje, organizacija, prikaz pooblaščenim uporabnikom, urejanje statusov in komentarjev, posredovanje po navodilu, izvoz, varnostno kopiranje ter omejitev ali izbris. Namen je omogočiti zaposlitveni postopek, ki ga vodi podjetje.
Posamezniki so kandidati za delo in predstavniki podjetja, katerih podatki so vključeni v zaposlitveno dokumentacijo. Podatki obsegajo identifikacijske in kontaktne podatke, CV in priloge, izobrazbo, izkušnje, znanja, sporočila, odgovore na zaposlitvena vprašanja, statuse, stvarne interne komentarje in povezane zapise dejanj. Rezultati kvizov niso samodejno del prijave; priloga jih zajema le, če so zakonito vključeni v podatke, ki jih podjetje upravlja.
Storitev ni namenjena zbiranju posebnih vrst podatkov ali podatkov o kazenskih obsodbah. Podjetje jih ne sme zahtevati brez ustrezne zakonske podlage in dogovorjenih varoval. Ob nenamernem prejemu stranki omejita dostop ter določita potrebno odstranitev ali zakonito nadaljnjo obravnavo.
Obdelava traja med izvajanjem naročene storitve in nato le še toliko, kolikor je potrebno za dogovorjeno vračilo, izbris ter zakonsko dovoljeno hrambo. Roki za posamezne skupine podatkov in kopije se določijo v potrjenem načrtu hrambe; iztek paketa sam po sebi ni navodilo za izbris vseh prijav.
3. Dokumentirana navodila upravljavca
HRM obdeluje podatke samo po dokumentiranih navodilih podjetja, vključno z navodili o prenosih izven EGP. Navodila sestavljajo naročilo, ta priloga, zakonita dejanja pooblaščenih uporabnikov v portalu in preverjeni pisni zahtevki. Dodatno navodilo ne sme neopazno razširiti namena ali kroga prejemnikov.
Če obdelavo nalaga pravo Unije ali države članice, HRM o pravni obveznosti obvesti podjetje pred obdelavo, razen če je tako obvestilo zakonsko prepovedano. Če meni, da navodilo krši predpise o varstvu podatkov, podjetje nemudoma obvesti in sporno dejanje zadrži do pojasnila oziroma zakonite rešitve. Podatkov ne uporablja za lastno nepovezano trženje, prodajo baz ali učenje modelov.
4. Zaupnost in varnostni ukrepi
HRM zagotovi, da podatke obdelujejo samo pooblaščene osebe, zavezane zaupnosti, z dostopom, potrebnim za njihovo nalogo. Dostopi se upravljajo in odvzamejo, ko niso več potrebni. Podjetje odgovarja za pravilno dodelitev lastnih uporabniških pravic in varovanje svojih naprav ter prijavnih podatkov.
Ukrepi se prilagajajo tveganju ter vključujejo preverjanje identitete in pravic, dodatni faktor za administrativni dostop, zaščiten prenos, omejen dostop do zasebnih dokumentov, beleženje varnostno pomembnih dejanj, vzdrževanje odvisnosti, varnostne kopije ter preverjanje obnove. Opis ne pomeni jamstva neprekinjenega delovanja ali odsotnosti vseh incidentov.
HRM zagotavlja ukrepe po členu 32 GDPR in njihovo redno preverjanje. Podjetju na utemeljeno zahtevo zagotovi relevantne informacije o ukrepih, ne pa gesel, zasebnih ključev ali podatkov drugih naročnikov. Spremembe ne smejo brez ustreznih nadomestnih ukrepov zmanjšati dogovorjene ravni varstva.
5. Podobdelovalci
HRM lahko drugega obdelovalca vključi samo na podlagi predhodnega posebnega ali splošnega pisnega dovoljenja podjetja. Ob sklenitvi mora biti priložen seznam dejansko odobrenih podobdelovalcev z nazivom, nalogo, lokacijo in podatki o morebitnih prenosih. Navedba blagovne znamke programske opreme sama po sebi ni seznam pogodbenih izvajalcev.
Pri splošnem dovoljenju HRM o predlagani vključitvi ali zamenjavi podobdelovalca pisno obvesti podjetje najmanj 15 dni pred spremembo, da lahko pravočasno poda obrazložen ugovor zaradi varstva podatkov. Stranki poiščeta ustrezno rešitev. Če je ne dosežeta, se sporna obdelava ne prenese brez ustreznega dovoljenja; po potrebi uredita prenehanje prizadetega dela storitve in že plačani neizvedeni del.
HRM podobdelovalcu pogodbeno naloži najmanj enake relevantne obveznosti varstva podatkov. Če podobdelovalec ne izpolni svojih obveznosti, HRM ostaja odgovoren podjetju za njihovo izpolnitev skladno s členom 28 GDPR. Splošna navedba ponudnikov v politiki zasebnosti sama ne pomeni njihove odobritve po tej prilogi.
6. Mednarodni prenosi
Obdelava ali oddaljen dostop zunaj EGP sta dopustna le skladno z navodili podjetja in poglavjem V GDPR. Pred prenosom se določijo prejemnik, država, obseg podatkov in ustrezna podlaga, kot je uporaben sklep o ustreznosti ali standardne pogodbene klavzule z dodatnimi ukrepi, kadar so potrebni.
HRM na zahtevo zagotovi informacije, potrebne za preverjanje podlage prenosa, in ustrezno kopijo varoval ob zaščiti zaupnih podatkov. Evropska lokacija strežnika sama po sebi ne dokazuje odsotnosti vseh prenosov. Če podlaga odpade ali je navodilo nezdružljivo s predpisi, stranki omejita prizadeti prenos in določita zakonito rešitev.
7. Pomoč pri pravicah in presoji tveganj
Ob upoštevanju narave obdelave HRM z ustreznimi tehničnimi in organizacijskimi ukrepi pomaga podjetju pri zahtevah posameznikov za dostop, popravek, izbris, omejitev in druge pravice. Zahtevek, ki ga prejme kot obdelovalec, brez nepotrebnega odlašanja posreduje podjetju in nanj vsebinsko ne odgovarja mimo njegovih navodil, razen če to zahteva zakon.
HRM ob upoštevanju narave obdelave in razpoložljivih informacij pomaga pri obveznostih varnosti, obravnavi kršitev, ocenah učinka in predhodnem posvetovanju z nadzornim organom. Podjetje ostane odgovorno za svoje odločitve, pravne podlage, obveščanje kandidatov in pravočasne odgovore. Morebitno plačilo za posebej naročeno dodatno delo se dogovori vnaprej in ne sme izničiti obvezne zakonske pomoči.
8. Kršitve varnosti osebnih podatkov
HRM podjetje obvesti brez nepotrebnega odlašanja po seznanitvi s kršitvijo varnosti podatkov, ki jih obdeluje zanj. Ne čaka na zaključek celotne preiskave. Obvestilo pošlje na dogovorjeni varnostni oziroma kontaktni naslov podjetja; podjetje mora kontakt vzdrževati ažuren.
Kolikor je znano, obvestilo vsebuje naravo kršitve, prizadete kategorije in približno število posameznikov ter zapisov, kontakt za dodatne informacije, verjetne posledice in sprejete ali predlagane ukrepe. Manjkajoče informacije se dopolnjujejo postopoma brez nepotrebnega odlašanja. HRM pomaga zavarovati dokaze, omejiti posledice in preprečiti ponovitev.
Podjetje kot upravljavec presodi obveznost prijave nadzornemu organu in obveščanja posameznikov. Rok 72 ur iz člena 33 GDPR, kadar se uporablja, ni rok, ki bi HRM dovoljeval čakati 72 ur z obvestilom podjetju. HRM samostojno izpolnjuje obveznosti za obdelave, pri katerih je upravljavec.
9. Vračilo, izbris in varnostne kopije
Po prenehanju storitve HRM po izbiri podjetja vrne ali izbriše osebne podatke, ki jih obdeluje zanj, in izbriše obstoječe kopije, razen če hrambo zahteva pravo Unije ali države članice. Pred zaprtjem se dogovorijo obseg in varen način predaje, format, preverjanje prevzema ter roki izvedbe. Podjetje mora določiti zakonitega prejemnika in varno mesto prevzema.
Podatki, ki jih je treba zakonsko ohraniti, se omejijo na nujni obseg in ne uporabljajo za druge namene. Kopije, katerih takojšnji posamični izbris tehnično ni mogoč, so do izteka potrjenega cikla izločene iz redne uporabe in zaščitene; tak režim ne dovoljuje neomejene hrambe.
Ob obnovi mora HRM pred vrnitvijo podatkov v redno uporabo ponovno upoštevati evidentirane izvedene izbrise in omejitve. Na zahtevo podjetju potrdi izvedbo in pojasni morebitne zakonite izjeme. Politika zasebnosti opisuje trenutno tehnično hrambo; konkretni načrt vračila in izbrisa stranki potrdita ob sklenitvi te priloge.
10. Dokazovanje skladnosti in pregledi
HRM podjetju omogoči dostop do informacij, potrebnih za dokazovanje izpolnjevanja te priloge in člena 28 GDPR, ter omogoča revizije, vključno s pregledi, ki jih izvede podjetje ali njegov pooblaščeni neodvisni revizor, in pri njih sodeluje.
Stranki uskladita varen način, obseg in termin pregleda ob varovanju drugih naročnikov ter zaupnih informacij. Običajno se najprej uporabijo dokumentacija in razpoložljiva dokazila, vendar to ne izključuje potrebnega pregleda. Nujni incident ali zahteva nadzornega organa lahko zahtevata hitrejše sodelovanje. Morebitni dogovor o stroških ne sme onemogočiti zakonske pravice do preverjanja. Ugotovljene pomanjkljivosti se dokumentirajo in odpravijo glede na tveganje.