Politika zasebnosti in piškotkov

1. Kdo odgovarja za vaše podatke

Ponudnik in upravljavec portala IščiDelo je HRM rešitve, družba za kadrovsko svetovanje in izobraževanje, d.o.o., Ulica Mire Pregljeve 4, 1270 Litija, Slovenija. Matična številka: 6678467000. Identifikacijska številka za DDV: SI28869109; družba je zavezanka za DDV. Kontakt: suzana@hrm-resitve.si, +386 40 790 911.

Za vprašanja, popravek podatkov ali uveljavljanje pravic pišite na suzana@hrm-resitve.si z zadevo »Zasebnost IščiDelo«. To je kontakt upravljavca, ne navedba imenovane pooblaščene osebe za varstvo podatkov. Starfiniti d.o.o. zagotavlja tehnični razvoj in vzdrževanje; ni ponudnik zaposlitvenih storitev portala.

2. Katere podatke uporabljamo in zakaj

Račun in prijava

Obdelujemo ime, e-poštni naslov, vrsto računa, identifikator računa, podatke za preverjanje prijave, potrditev e-pošte ter nastavitve in zapise sprejema pogojev. Pri prijavi z zunanjim ponudnikom prejmemo podatke, prikazane v postopku prijave, ne njegovega gesla. Namen je ustvarjanje in varna uporaba računa. Podlaga je izvajanje pogodbe oziroma korakov na vašo zahtevo pred njeno sklenitvijo (člen 6(1)(b) GDPR); pri poslovnih pooblaščencih tudi zakoniti interes za upravljanje poslovnega odnosa (člen 6(1)(f)).

Profil, življenjepis in prijave na delo

Podatke o izobrazbi, izkušnjah, znanjih, kontaktih, želeni zaposlitvi, fotografijo in priloge vnesete sami. Ob oddaji prijave obdelujemo izbrani oglas, sporočilo, odgovore na vprašanja delodajalca, priloženi CV, čas oddaje in status. Uporabimo jih za izdelavo CV-ja, posredovanje izbranemu delodajalcu in pregled prijav v vašem računu na pogodbeni podlagi. Ne vnašajte zdravstvenih podatkov, osebnih dokumentov, EMŠO ali podatkov tretjih oseb, ki za prijavo niso potrebni.

Podjetja, naročila in plačila

Obdelujemo podatke podjetja in pooblaščenih članov, njihove pravice dostopa, oglase, pakete, porabo kreditov, naročila, podatke za račun, statuse plačil in morebitnih vračil. Namen je izvedba naročenih storitev, upravljanje dostopov in obračun. Podlagi sta pogodba in izpolnjevanje računovodskih ter davčnih obveznosti (člen 6(1)(c)). Podatke kartice pri kartičnem plačilu vnesete pri ponudniku plačil; portal ne hrani celotne številke kartice ali kode CVC.

Podpora, varnost in obvestila

Obdelujemo vaše sporočilo, kontakt, potrebne tehnične podatke ter zapise pomembnih dejanj, da rešimo zahtevek in preprečimo zlorabe. Strežniški dnevniki lahko vsebujejo IP-naslov, čas, pot zahteve in podatke o napaki. Podlaga je pogodba ali zakoniti interes za varnost, dokazovanje in podporo. Ta interes omejujemo na podatke, potrebne za konkretni namen. Potrditve računa, ponastavitve gesla, obvestila o prijavah in plačilih so storitvena sporočila, ne privolitev v trženje.

Trženje in analitika

Prijava v račun sama po sebi ne pomeni prijave na promocijska sporočila ali soglasja za Google Analytics. Kadar ponudimo takšno izbiro, je prostovoljna in ločena. Prekličete jo lahko brez izgube osnovnega dostopa do portala. Za nenujno analitiko uporabljamo privolitev (člen 6(1)(a)); podrobnosti so v razdelku o piškotkih.

3. Kdo vidi profil in prijavo

Vaš račun in shranjeni CV nista samodejno javna. Ko oddate prijavo, jo skupaj z izbranimi prilogami prejme podjetje, navedeno pri oglasu, in njegovi pooblaščeni uporabniki. Za vsebino objavljenega oglasa in svoj zaposlitveni postopek odgovarja delodajalec. Če oglas vodi na zunanjo stran ali e-pošto, podatke posredujete po tisti poti; tam veljajo obvestila prejemnika.

Delodajalec za izbor kandidatov, razgovore, svojo evidenco in prenesene dokumente določa lastne namene ter pravne podlage in je za te obdelave samostojen upravljavec. HRM odgovarja za račun in delovanje portala; pri tehničnem shranjevanju prijav, internih komentarjev in statusov po navodilih podjetja je treba razmerje urediti tudi s pogodbo o obdelavi podatkov. Vloge se presojajo za posamezno obdelavo: naziv v pogodbi sam po sebi ne spremeni dejanske odgovornosti. Če HRM za podjetje izvaja dodatno selekcijo ali kadrovsko svetovanje, je treba posebej določiti namen, pristojnosti in obvestila kandidatom. Dostop tehnične podpore je namenjen podpori, varnosti in upravljanju storitve, ne poljubnemu pregledovanju kandidatov.

4. Posebnosti programa TOP kadri

Registracija in reševanje kviza vas ne vključita samodejno med javno objavljene TOP kadre. Za program pripravite profil, ga oddate v pregled ter upravljate njegovo vidnost. Obravnava prijave v program je storitev na vašo zahtevo; prostovoljna javna predstavitev in omogočanje iskanja temeljita na vaši odločitvi oziroma privolitvi, ki jo lahko prekličete.

Objavljena predstavitev lahko vsebuje kodo profila, poklicni naslov, povzetek, znanja, jezike, izkušnje, regijo, razpoložljivost, želeni način dela in plačna pričakovanja. Neposredni kontaktni podatki so pred dovoljenim odklepom skriti. Takšna predstavitev je psevdonimna, ne nujno anonimna: iz kombinacije izkušenj ali besedila vas lahko nekdo prepozna. V javni opis zato ne vpisujte telefona, e-pošte ali drugih podatkov, ki jih ne želite objaviti.

Upravičenemu podjetju odklep omogoči dostop do kontaktnih podatkov in dokumentov, ki jih profil za ta dostop daje na voljo. Odklep je evidentiran. Izključitev vidnosti ustavi nadaljnjo predstavitev oziroma dostop skladno z nastavitvami portala; ne more samodejno izbrisati kopij, ki jih je delodajalec že zakonito prejel. Zahtevo za izbris takšne kopije naslovite tudi nanj.

5. Kvizi, rezultati in priporočila

Kviz lahko začnete brez računa. Napredek se začasno shrani v vaš brskalnik. Za ogled in shranitev rezultata se registrirate oziroma prijavite; takrat se odgovori ob oddaji povežejo z računom, da izračunamo in shranimo rezultat. Podlaga je izvedba zahtevane storitve.

Pravila posameznega kviza seštejejo oziroma ovrednotijo odgovore in iz njih oblikujejo opis interesov, načina dela ali drugih obravnavanih področij. To je avtomatizirana ocena za samorefleksijo. Portal na tej podlagi sam ne odloča o zaposlitvi, zavrnitvi kandidata ali drugem primerljivo pomembnem izidu. Rezultat ni diagnoza, psihološko izvedensko mnenje ali jamstvo sposobnosti; ne sme biti edini razlog za kadrovsko odločitev.

Rezultat kviza ni samodejno javna objava ali samodejna prijava delodajalcu. Odgovorov in osebnostnih rezultatov ne pošiljamo Googlu ali oglasnim ponudnikom. Podatke lahko v svojem računu pregledate; za popravek ali izbris shranjenih rezultatov se lahko obrnete na upravljavca.

6. Tehnični ponudniki in prenosi podatkov

• Starfiniti d.o.o.: tehnični razvoj, gostovanje oziroma upravljanje infrastrukture in podpora po naročilu HRM. Dostop je omejen na izvedbo teh nalog.
• Amazon Web Services, Amazon SES: pošiljanje storitvene e-pošte. Prejme naslov prejemnika, vsebino sporočila in podatke o dostavi. Portal uporablja SES v regiji Frankfurt.
• Google Ireland Limited, Google Analytics 4: analitika javnih strani samo po vaši privolitvi. Google lahko prejme psevdonimne identifikatorje in tehnične podatke; vsebine kandidatov ne pošiljamo.
• Ponudnik prijave, ki ga izberete: pri prijavi z Google računom oziroma drugim dejansko omogočenim ponudnikom se izvede izmenjava podatkov za prijavo. Pred nadaljevanjem preverite njegov prikaz dovoljenj in pravilnik.
• Ponudnik plačil, naveden v plačilnem koraku: pri kartičnem plačilu prek Stripe obdeluje plačilne podatke, portal pa prejme identifikator in stanje transakcije. Če izberete plačilo po predračunu, se uporabijo podatki za izdajo in uskladitev predračuna.
• Računovodstvo in pooblaščeni svetovalci: le podatki, potrebni za račune, zakonske obveznosti ali konkreten zahtevek. Pristojnim organom podatke razkrijemo, kadar to zahteva zakon ali veljavna odredba.

Podatkov kandidatov ne dajemo tretjim osebam za njihovo nepovezano oglaševanje. Supabase je programska podlaga portala; uporaba te programske opreme sama po sebi ne pomeni, da so podatki shranjeni v Supabase Cloud.

Mednarodni ponudniki lahko določene podatke obdelujejo zunaj EGP. Lokacija evropske strežniške regije sama po sebi ne izključuje vseh prenosov. Za prenose mora obstajati ustrezen mehanizem po GDPR, na primer sklep o ustreznosti ali standardne pogodbene klavzule z dodatnimi ukrepi, kjer so potrebni. Informacije o konkretnih prejemnikih in kopijo relevantnih varoval lahko zahtevate pri upravljavcu. Glejte tudi Googlove okvire prenosov, zasebnost pri AWS in zasebnost pri Stripe.

7. Kako dolgo hranimo podatke

Hramba je vezana na namen podatkov, ne na enoten rok za vse dokumente. Naslednja pravila ne pomenijo, da se z zaprtjem računa samodejno izbrišejo tudi računi ali kopije pri delodajalcih.

• Račun, profil, CV, shranjeni oglasi in rezultati: dokler jih potrebujete v aktivnem računu oziroma do izvedbe zahteve za izbris. Ob zahtevi preverimo podatke, ki jih moramo izločiti zaradi zakonske obveznosti ali konkretnega nerešenega zahtevka. Ne obljubljamo avtomatskega izbrisa računa po določenem številu dni neaktivnosti.
• Prijave in dokumentacija delodajalca: za izvedbo konkretnega izbora ter uveljavljanje pravic v zvezi z njim. Daljša hramba za prihodnja prosta mesta zahteva ločeno ustrezno podlago. Delodajalec mora določiti svoj rok, kandidata o njem obvestiti in nepotrebne kopije odstraniti.
• Računi in davčna dokumentacija: praviloma 10 let po poteku leta, na katero se nanašajo, oziroma daljši rok, če ga za konkretno listino zahteva zakon.
• Podpora, varnost in revizijske sledi: do zaključka zadeve oziroma dokler je zapis potreben za preiskavo konkretnega incidenta ali obrambo zahtevka. Podaljšanje mora biti omejeno na relevantne podatke; teh zapisov ne uporabljamo kot neomejen arhiv kandidatov.
• Osnutek kviza v brskalniku: obnovljiv 24 ur; pretečen zapis se odstrani ob naslednjem odprtju kviza.
• Izbira piškotkov: največ 180 dni; strežniško potrdilo izbire 365 dni z dnevnim čiščenjem.
• GA4: podatki o uporabnikih in dogodkih 2 meseca, brez obnavljanja roka ob novi aktivnosti. Standardna združena poročila imajo drugačen režim hrambe.
• Lastni statistični dogodki portala: 13 mesecev z dnevnim čiščenjem; ne vsebujejo vsebine iskanja, IP-naslova ali identifikatorja obiskovalca.

Varnostne kopije niso namenjene vsakodnevnemu dostopu. Izbris v aktivnem sistemu in iztek kopij sta ločena postopka; ob obnovitvi je treba ponovno upoštevati izvedene zahteve za izbris. Na zahtevo pojasnimo, kateri podatki so po izbrisu še potrebni in na kateri podlagi. Tehnični načrt oddaljenih kopij trenutno ohranja zadnjih 48 urnih, 30 dnevnih in 12 mesečnih logičnih obnovitvenih točk ter 30 dnevnih fizičnih kopij baze. Dnevniki za obnovitev baze (WAL) se hranijo najmanj 32 dni oziroma dlje, če jih potrebuje najstarejša ohranjena fizična kopija. Podatek se zato lahko ohrani v mesečni kopiji približno eno leto. To ni dovoljenje za ponovno aktivno uporabo izbrisanih podatkov. Navedeni roki opisujejo oddaljene kopije; ne pomenijo potrjenega samodejnega izbrisa vseh lokalnih začasnih kopij ali operativnih dnevnikov. HRM mora pred uveljavitvijo potrditi sorazmernost tega načrta, urediti lokalno čiščenje in preverljiv postopek ponovne izvedbe izbrisov po obnovi.

8. Vaše pravice in kako jih uveljavite

Zahtevate lahko dostop in kopijo podatkov, popravek netočnosti, izbris, omejitev obdelave ter, kadar so izpolnjeni pogoji, prenosljivost podatkov. Obdelavi na podlagi zakonitega interesa lahko ugovarjate iz razlogov, povezanih z vašim položajem. Neposrednemu trženju lahko ugovarjate kadarkoli. Privolitev lahko prekličete, ne da bi to vplivalo na zakonitost obdelave pred preklicem.

V nastavitvah računa sta na voljo izvoz in oddaja zahteve za izbris. Zahteva za izbris ni takojšnji avtomatski izbris: upravljavec jo pregleda in izvede. Pišete lahko tudi na suzana@hrm-resitve.si. Navedite račun in želeno dejanje, ne pošiljajte gesla. Ob utemeljenem dvomu o identiteti bomo zahtevali le dodatne podatke, potrebne za preverjanje.

Na zahtevo odgovorimo brez nepotrebnega odlašanja, najpozneje v enem mesecu. Če je zaradi zahtevnosti ali števila zahtev dopustno podaljšanje, vas v prvem mesecu obvestimo o razlogih in roku; podaljšanje je lahko največ za dodatna dva meseca. Zakonske izjeme lahko omejijo izbris, ne pa pravice do obrazložitve.

Pritožbo lahko vložite pri Informacijskem pooblaščencu Republike Slovenije. Za uveljavljanje pravic pri delodajalcu uporabite tudi njegov kontakt iz oglasa oziroma njegovega obvestila o zasebnosti.

9. Varnost, obvezni podatki in spremembe

Uporabljamo preverjanje prijave, omejevanje dostopov po vlogah, ločene zasebne dokumente in časovno omejene povezave do njih. Noben spletni sistem ne more zagotoviti popolne odsotnosti tveganj. Gesel ne delite, uporabljajte lastne uporabniške dostope ter se na skupnih napravah odjavite in odstranite osnutke.

Brez e-poštnega naslova ne moremo ustvariti in potrditi računa; brez podatkov, označenih kot obvezni pri prijavi ali naročilu, konkretne storitve morda ne moremo izvesti. Izbirni podatki in privolitev v analitiko niso pogoj za osnovno uporabo.

Ob bistveni spremembi namenov ali ponudnikov vas obvestimo in, kadar je potrebna nova privolitev, zanjo ponovno zaprosimo. Samo nadaljevanje uporabe ni privolitev v nove nenujne obdelave.